4. MANAGEMENT SYSTEM (MS) 管理體系
4.3. General documentation requirements 文件總要求
The Operator shall have a system of documentation which reflects all aspects of this Code.
The system of documentation shall reflect in particular the application of HACCP plan.
經營者應建立一個反映本規范所有方面的文件化的體系。此文件化的體系尤其應體現HACCP
計劃的應用。
Records shall contain all relevant data to permit investigation of any non-conformance or
deviation(s) from planned procedure(s).
記錄應包括可對任何不符合或與所策劃程序的偏離進行調查的所有相關資料。
All quality and safety related activities shall be recorded immediately after they have been
performed. 所有質量和安全相關活動應在其發生后立即被記錄。
The design and nature of use of records is at the discretion of the Operator.
記錄的設計和使用的類型由經營者自行確定。
MS documentation shall include: 管理體系文件應當包括:
a) a written quality and safety policy; 書面的質量和安全方針；
b) a Quality Manual; 質量手冊;
c) documented procedures and records; and 形成文件的程序和記錄；以及
d) information needed by the Operator to ensure the effective planning, operation, and
control of its processes. 經營者為確保有效的策劃、運行、及其過程的控制所需的信息。
The Quality Manual shall include: 質量手冊應當包括:
a) the scope of the MS, including details of and justification for any exclusion;
管理體系的范圍，包括任何刪減的細節和正當的理由；
b) quality procedures established as part of the MS, or reference to them;
作為管理體系組成部分而編制的質量程序，或對其引用；
c) quality procedures or references in support of the HACCP programme;
支持HACCP方案的質量程序或引用；
d) HACCP procedures or references to ensure feed safety.
確保飼料安全的HACCP程序或引用。
Minimum documents required include: 最低文件要求包括：
a) specifications and testing procedures for incoming materials and finished product;
用于購進原料和最終產品的規范與檢驗程序；
b) master formulae and operating instructions for each product or group of products;
每種或每類產品的配方和作業指導書；
c) batch processing records for each product; and
每個產品的批次加工記錄；以及
d) Standard Operating Procedures (SOPs).
標準操作程序。
Documents shall: 文件應當
a) have unambiguous contents: the title, nature and purpose shall be clearly stated;
有明確的內容：標題、性質及目的應被清楚地規定；
b) be approved, signed and dated by appropriate authorised persons. No document shall be
changed without authorisation; and
經適當的授權人批準，簽名并標注日期。未經授權不應對文件進行修改；并且
c) be kept up to date. 保持更新。
Ensure that: 確保
? 書面的質量和安全方針被建立；
? 質量手冊是適宜的；
? 文件化的程序和記錄可獲取；
? 管理體系的范圍被確定；
? 質量程序作為管理體系的組成部分被建立；
? 質量程序覆蓋作為支持 HACCP 計劃的前提方案；
? 程序能夠確保飼料安全；
? 用于購進原料和最終產品的規范與檢驗程序已形成文件；
? 每種或每類產品的配方和作業指導書是適宜的；
? 可提供每個產品的批次加工記錄；
? 管理體系范圍內的所有活動的標準操作程序已文件化；
? 文件是明確的，并且包括標題、類型及目的；
? 文件經適當的授權人批準，簽名并標注日期；
? 所有文件均保持更新。