8.0  文件控制

本章節(jié)旨在管制信息的分發(fā)并保證當(dāng)百勝對供應(yīng)商有新的要求和變更標(biāo)準(zhǔn)時有一個良好的溝通方式。該文件要求公司：

? 保存受控文件的總清單，包括供應(yīng)商對百勝產(chǎn)品建立的文件資料和百勝提供給供應(yīng)商的資料。

? 向需要的部門人員分發(fā)版本正確的受控文件。

? 消除或確保不發(fā)生無意識使用過期文件。

? 建立和執(zhí)行文件批準(zhǔn)程序。

? 建立并執(zhí)行文件變更控制程序。

8.1  建立畫稿、規(guī)格書、工藝和規(guī)程審批控制程序

（程序/文件）

滿分 （20 分）：工廠有一個正式的程序，用于：

?  分發(fā)

?  跟蹤

?  修正

?  處置過期文件

該規(guī)程將確保獲得授權(quán)的個人擁有有效文件，且此文件的存放地得到適當(dāng)控制。

所有規(guī)格書的副本包含機(jī)密性聲明，如“機(jī)密”、“復(fù)印受控”、“所有權(quán)信息”、“禁止帶出廠區(qū)”。

該審核點處著重文件修訂及有關(guān)保密文件控制程序，根據(jù)隨后的控制點上的觀察進(jìn)行評分。

輕微不符 （15 分）：規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的一個要素。

嚴(yán)重不符 （6 分）：規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的兩個要素。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  無程序。

? 規(guī)程未強(qiáng)調(diào)上述要求中的多個要素。

8.2  保存受控文件修訂總清單。

（記錄）

滿分 （20 分）：“總清單”應(yīng)保存，并注明文件的位置以及負(fù)責(zé)更新文件的責(zé)任人。必須保存有關(guān)百勝產(chǎn)品規(guī)格書修訂/變更的歷史記錄。

輕微不符 （15 分）：個別信息存在不完善或缺失現(xiàn)象。

嚴(yán)重不符 （6 分）：多個信息存在不完善或缺失現(xiàn)象。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  無程序。

?  無總清單。

?  總清單與百勝規(guī)格書或配方的修訂日期不一致。

8.3  受控文件的安全性及限制。

（觀察）

滿分 （30 分）：文件控制規(guī)程規(guī)定需要保護(hù)：百勝所核準(zhǔn)的畫稿、制造規(guī)程、材料規(guī)格，及遵循8.1中與百勝的有關(guān)機(jī)密的聯(lián)系。

加強(qiáng)文件控制，防止受控文件為未獲得授權(quán)人員獲得。

審核員希望在生產(chǎn)過程中全部或部分規(guī)格書用于生產(chǎn)線上。但是，一般工作人員或公眾應(yīng)無權(quán)獲得機(jī)密信息。

輕微不符 （20 分）：文件存放不易被一般工作人員獲得，但是獲取文件的過程未設(shè)置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權(quán)，或被文件保管責(zé)任人監(jiān)督。

嚴(yán)重不符 （10 分）：文件存放地點易被一般工作人員獲得，獲取文件的過程未設(shè)置安全程序，比如：取得鑰匙或書面授權(quán)，或被文件保管責(zé)任人監(jiān)督。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  所有權(quán)文件在一般工作人員手中傳送。

?  發(fā)現(xiàn)所有權(quán)文件在工廠公共區(qū)域處于無人保管或不安全狀態(tài)。

8.4  質(zhì)量程序和質(zhì)量手冊維護(hù)。

滿分 （15 分）：維護(hù)質(zhì)量手冊，該手冊定義如下：

?  維護(hù)組織內(nèi)具體質(zhì)量體系的任務(wù)和職責(zé)

?  項目的內(nèi)容和位置

?  組織（組織機(jī)構(gòu)圖）

?  上級管理部門批準(zhǔn)

質(zhì)量系統(tǒng)至少包括：

?  管理/質(zhì)量部門職責(zé)

?  原材料控制

?  工藝控制

?  成品要求

?  文件控制

?  工藝流程控制點

?  所有不合格材料和產(chǎn)品的處理工藝

輕微不符 （8 分）：符合以下情況之一將構(gòu)成輕微不符：

?  質(zhì)量手冊未更新維護(hù)。

?  1到2個章節(jié)（定義如上）存在缺失現(xiàn)象。

嚴(yán)重不符 （3 分）：質(zhì)量手冊缺少上述2至4個要素。

零分：符合下列情況之一將被給予零分處理：

?  質(zhì)量手冊缺少4個或4個以上的上述要素。

?  無質(zhì)量手冊。